Managementul timpului, Aplicarea matricei celor 4 cadrane ale priorităţilor pentru o săptămână de activitate, Prof. Ipate Emil Dănuţ, Gr. Şc. „Radu Cernătescu” Iaşi
Matricea priorităţilor constituie o metodă care dezvoltă abilităţile necesare unei abordari critice, presupunând selectarea şi clasificarea competenţelor vizate pentru o etapă de activitate propusă. Metoda realizează un feed–back între proiect şi situaţia reală de la un moment dat, oferind şi posibilitatea instantanee a unei diagnoze sinoptice. Pentru a o putea utiliza, se împarte o pagină în patru cadrane numerotate, urmând ca în fiecare să fie notate activităţile impuse fie de tema zilei, fie de o perioadă mai mare, la care se pot anexa informaţiile inerente şi paşii utili.
Oamenii, instituţiile şi întreprinderile sunt atat de preocupate să muncească, încât nu-şi dau seama că de multe ori greşesc direcţia abordată. Ne concentrăm atât de profund asupra activităţilor stringente încât omitem prioritaţile şi direcţia adecvată. Măsurarea timpului are un rezultat util, dacă aduce valoare, dar numai după ce ne-am ales corect direcţiile de acţiune. Nu ar trebui să ne concentrăm excesiv pe obţinerea performanţelor, sau, altfel spus, mai bine ar fi să-l înveţi pe om să pescuiască, decât să te îngrijeşti permanent de a-i oferi tu peştele necesar.
Se pot identifica patru cadrane ale matricei temporale:
Cadranul I conţine activităţi care sunt atât urgente, cât şi importante. De exemplu, un inspector sau director te sună cu o problemă presantă. Ţi se îmbolnăveşte copilul. Un director a fost demis şi trebuie derulate anumite proiecte începute. Eşti convocat brusc pentru o conferinţă importantă. Cadranul I este plin de crize, probleme presante, termene-limită sau depăşite care apar dintr-o dată. Dacă nu te duci la acea întâlnire importantă, vor fi consecinţe dure, deci este o activitate din cadranul I. Acesta este cadranul necesităţii care ne solicită frecvent, dar dacă te axezi doar pe cadranul I, acesta se extinde, te acaparează şi te epuizează.
În cadranul III activităţile sunt urgente, dar neimportante, chiar activităţi înşelătoare de multe ori. Este cazul unor întâlniri fără o agendă clară sau fără un scop precis, deci o întrerupere inutilă a zilei tale de lucru. De cele mai multe ori pot fi probleme şi solicitari minore / piste false ale celorlalţi. Fereşte-te de cadranul III căci este domeniul care te poate falimenta.
Cadranul IVeste neimportant şi neurgent. El include domeniul risipei şi al exceselor, al actelor de evadare. De exemplu, faptul de a sta la televizor fără măsură, de a practica jocuri interminabile pe computer şi de a pierde ore întregi pe internet. Oamenii care evadează în cadranul IV sunt în general epuizaţi şi pentru că acţionează în cadranele I si III prea des, aceştia depind de urgenţe şi plătesc pentru asta. Se întâmplă ca frecvent să vedem că probleme urgente apar ca să ne consume efortul şi timpul.
Cadranul II include activităţi neurgente şi importante. Aici suntem frecvent activi, planificăm şi ne pregătim pentru viitor, imaginăm, intuim sau gândim preventiv, construim relaţii, creştem prin experienţă şi prin dezvoltarea de abilităţi. În acest domeniu hrănim gâsca care face ouăle de aur.
Cadranul II este cadranul eficacităţii. Acesta înglobează în mod disimulat toate lucrurile pe care ştim că ar trebui să le facem, dar multe nu le facem pentru că nu sunt urgenţe. Cu cât petreci mai mult timp în cadranul II pregătind, planificând şi prevenind cu atât vei fi forţat să petreci mai puţin timp în cadranul I, gestionând crizele.
Concluzia este că nu trebuie să mai petrecem mult timp în cadranele III şi IV, deci este bine să nu mai răspundem tuturor solicitărilor, multe fiind inutile.
Eficacitatea necesită disciplina de a acţiona în raport cu priorităţile. Nu trebuie să ne propunem de a mai răspunde la toate chestiunile banale, acestea trebuind să se autoelimine din mentalitatea noastră, prin autosugestie. Trebuie să ne stăpânim voinţa de a alege ceea ce este util, de a refuza ofertele neimportante de tip parazitar, care nu fac decât să ne consume energia, timpul, resursele materiale şi spirituale, fără nici un rezultat. Dacă alegem varianta cronofagă şi energofagă, automat vom renunţa la planurile imaginate şi la finalitatea lor, va fi ca şi cum am arunca şansele noastre din viaţă pe apa sâmbetei. Vom gândi pozitiv, ne vom canaliza pe ideea că ne-am schimbat paradigma, că urmărind acţiunile din cadranul II, ne ajutăm pe noi înşine, dar îi ajutăm, prin progresul nostru şi pe ceilalţi.
MATRICEA CELOR 4 CADRANE ALE PRIORITĂŢILOR APLICATĂ PROFESORULUI PENTRU UN SEMESTRU DE ACTIVITATE CA RESPONSABIL AL ARIEI CURRICULARE OM – SOCIETATE
| URGENT | NEURGENT | |
| CADRANUL I -cadranul necesităţii- | CADRANUL II -cadranul eficacităţii- | |
| IMPORTANT | - probleme presante (consilii, şedinţe, serviciu pe şcoală, cercuri, verificări ARACIP, analize urgente) - crize (inspecţii tematice, predarea de lucrări în lipsa documentării, supliniri profesori bolnavi, reîntocmire încadrări) - proiecte cu scadenţe apropiate (realizarea de lucrări pentru sesiuni, proiecte extracurriculare) | - pregătirea mijloacelor didactice, a cabinetelor de specialitate, a bibliotecii utile - evaluări: portofolii necesare, fişe de autoevaluare, teste docimologice, matrici de specificaţie, criterii de apreciere, fişe de observaţie, interasistenţe etc - planificare: activităţi catedre, macro şi microproiectare, activităţi extracurriculare - relaţionare prin participare la cercuri, simpozioane, sesiuni, concursuri, aplicaţii realizate cu şcoli, ISJ, CCD, APM, SGR - prevenirea neîndeplinirii sarcinilor - recreere: excursii ale cercului pedagogic - stimulare: recomandări pentru salariu de merit, ordine de merit, alte premii. |
| CADRANUL III -activităţile urgente, dar neimportante- | CADRANUL IV - neimportant şi neurgent: domeniul risipei şi al exceselor- | |
| NEIMPORTANT | - întreruperi, apeluri şi consultaţii urgente fără semnificaţie - corespondenţă neimportantă - raportări insignifiante - întruniri şi şedinţe inutile fără agendă - activităţile banale şi discuţiile urgente de tip cronofag - colaborări neimportante pe plan personal sau social | - activităţi sau întâlniri cu persoane care vor doar “să-şi omoare timpul” - momente de dolce-far-niente - eşapări inutile din activitatea preţioasă - pseudorelaţionare pe plan profesional cu neavizaţi - apeluri telefonice şi mesaje electronice neurgente şi neimportante - integrarea în situaţii conflictuale generate şi prelungite în mod inutil |
Notă. Aplicaţia prezentă aparţine prof. Ipate Emil Dănuţ, Gr. Şc. „Radu Cernătescu”, Iaşi
Profesor Ipate Emil Dănuţ, Gr. Şc. „Radu Cernătescu” Iaşi
Bibliografie
- Constantin Cucoş - Managementul timpului şcolar, curs PowerPoint, UAIC, Iaşi, 2009
- Stephen R. Covey – Managementul timpului, Edit. Allfa, Buc., 2007
